Hardbook

Hardbook: Verwandeln Sie lose Zusagen in verbindliche Buchungen

Die Zeitspanne zwischen der Einigung auf ein Datum und dem tatsächlich unterzeichneten Vertrag ist der Moment, in dem viele Freelance-Jobs scheitern. Ein „vielleicht“ am Telefon oder eine lose Zusage per E-Mail bietet keine Sicherheit. Hier setzt Hardbook an. Es ist das Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, diesen unsicheren Zustand zu beenden und Ihre Buchungen sofort rechtssicher zu machen.

Ein einziger Link genügt: Ihr Kunde wählt die Daten aus, unterschreibt den Vertrag – und die Buchung ist bestätigt. Keine Accounts, keine Apps und keine endlosen „Bist du noch frei?“-Nachrichtenketten mehr.

Was ist Hardbook?

Hardbook ist kein komplexes CRM oder ein überladenes Projektmanagement-Tool. Es erledigt genau eine Aufgabe perfekt: Es verwandelt ein mündliches „Klingt gut“ in eine fest verriegelte, unterzeichnete Buchung.

In der Welt der Freelancer gibt es zwei Zustände für einen Termin:

1. Pencilled in (Vorgemerkt): Laut abgesprochen, aber der Job kann jederzeit verschwinden.
2. Hard booked (Fest gebucht): Unterschrieben, Anzahlung geleistet und fest im Kalender verankert.

Hardbook stellt sicher, dass Sie öfter den zweiten Zustand erreichen. Es wurde von einem Freelancer für Freelancer gebaut, die es leid sind, Aufträge in der sprichwörtlichen „Lücke dazwischen“ zu verlieren.

Maßgeschneidert für Kreativprofis

Hardbook ist für eine ganz bestimmte Art von Profis gemacht. Wenn Sie in einem der folgenden Bereiche tätig sind, ist Hardbook für Sie:

• Motion Designer & Animatoren
• Video Editoren & Colorists
• Photographen & Retoucher
• Directors, DPs & Camera Operators
• 3D Artists & Compositors
• Sound Designer, Komponisten & Voiceover-Artists
• Illustratoren & Art Directors
• Producers, Gaffer & Production Designer
• AI Artists & Content Creators
• Stylisten (Hair & Makeup) & Costume Designer
• Spezialisierte Rollen wie FPV-Piloten oder Session-Musiker

Die wichtigsten Funktionen von Hardbook

Hardbook bietet eine nahtlose Integration von Terminplanung, Vertragsrecht und Zahlungsabwicklung.

Ihr eigenes Portal – Ihr Branding

Das Buchungsportal sieht aus wie Ihr Unternehmen, nicht wie Hardbook. Mit Ihrem Logo, Ihrem Branding und Ihrem Reel bleibt Hardbook im Hintergrund unsichtbar. Kunden sehen nur Ihre Professionalität.

Termine: Reserviert oder fest gebucht

Jeder Termin in Ihrem Kalender ist entweder vorgemerkt oder fest gebucht. Wenn zwei Kunden dasselbe Datum anfragen, gewinnt derjenige, der zuerst unterschreibt. Dies schafft Klarheit und Verbindlichkeit.

Anzahlung direkt bei Unterzeichnung

Über die Integration mit Stripe können Sie direkt bei der Vertragsunterzeichnung eine Anzahlung verlangen. Eine Buchung ist erst dann wirklich sicher, wenn die Anzahlung auf Ihrem Konto eingeht.

Automatisierte, intelligente Verträge

Sie müssen kein Anwalt sein, um rechtssichere Verträge zu nutzen. Ihr Vertrag ist bei Hardbook kein separates Dokument, sondern Teil des Prozesses. Die Software füllt Kundendaten, Daten, Tagessätze und Gesamtsummen automatisch aus.

• Nutzen Sie einfache Tags oder die integrierte KI.
• Passen Sie jede Klausel individuell an.
• Steuern und Gebühren werden direkt eingerechnet.

Warum herkömmliche Tools oft scheitern

Viele Freelancer nutzen bereits Kalender-Tools wie Calendly oder Signaturlösungen wie DocuSign. Das Problem: Diese Tools kommunizieren nicht miteinander.

„Scheduling lebt in einem Tool, das Unterschreiben in einem anderen. Der Übergang dazwischen ist ungeschützt.“

• Calendly bucht einen Slot, bietet aber keinen Vertrag.
• DocuSign lässt ein Dokument unterschreiben, blockiert aber keine Termine im Kalender.
• Hardbook hält das Datum und lässt den Vertrag unterzeichnen – in einer einzigen Bewegung.

So nutzen Sie Hardbook (How to Use)

Die Einrichtung von Hardbook ist so konzipiert, dass sie schnell und unkompliziert ist. Es ist kein langwieriges Onboarding nötig.

Schritt 1: Einmalige Einrichtung

In nur zehn Minuten ist Ihr Portal live. Sie legen Ihren Tagessatz fest, verbinden Ihren Google Calendar und hinterlegen Ihre Vertragsvorlagen. Fügen Sie Ihr Logo und ein Hintergrundbild hinzu, und schon sind Sie startklar.

Schritt 2: Den Link teilen

Nach der Einrichtung besitzen Sie einen permanenten Link (z. B. hard-book.com/ihrname). Diesen können Sie in E-Mails einfügen, in Ihrer Bio posten oder per Messenger versenden. Alternativ lässt sich der Buchungskalender direkt in Ihre eigene Website einbetten.

Schritt 3: Automatische Abwicklung

Der Kunde öffnet den Link, wählt die Daten aus, unterschreibt und zahlt die Anzahlung. Die Buchung landet automatisch als „fest gebucht“ in Ihrem Kalender. Hardbook merkt sich die Kundendaten, sodass Folgebuchungen für Ihre Stammkunden noch schneller gehen.

Anwendungsfälle (Use Cases)

• Produktionsplanung: Ein Regisseur möchte Sie für einen Dreh im nächsten Monat blocken. Statt auf eine Bestätigung zu warten, senden Sie den Link. Der Termin ist erst sicher, wenn der Vertrag unterschrieben ist.
• Agenturgeschäft: Nutzen Sie Hardbook, um Rahmenverträge (MSA) für Neukunden oder Einzelaufträge (SOW) für Bestandskunden automatisiert abzuwickeln.
• Direktbuchungen über Social Media: Ein potenzieller Kunde schreibt Ihnen auf Instagram. Statt mühsam E-Mails auszutauschen, schicken Sie einfach Ihren Hardbook-Link.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Muss mein Kunde eine App installieren? Nein. Hardbook öffnet sich als einfacher Link in jedem Browser, egal ob auf dem Smartphone oder Desktop. Der Kunde benötigt keinen Account und es entstehen für ihn keine Kosten.

Welche Arten von Verträgen kann ich senden? Sie können Vorlagen für verschiedene Szenarien erstellen, wie z. B. ein Master Service Agreement (MSA) für neue Kunden oder ein Statement of Work (SOW) für wiederkehrende Aufträge. Hardbook wählt automatisch die passende Vorlage.

Was passiert, wenn der Kunde nicht unterschreibt? In diesem Fall kommt keine Buchung zustande und Ihr Kalender bleibt für andere Kunden offen. So verlieren Sie keine Zeit durch Deals, die nie abgeschlossen werden.

Ist der Vertrag rechtlich bindend? Ja. Die digitale Unterschrift ist inklusive Audit-Trail und Zeitstempeln rechtlich genauso sicher wie andere gängige E-Signatur-Plattformen.

Gibt es eine Mindestlaufzeit? Nein, Sie können Hardbook jederzeit kündigen. Es gibt keine versteckten Kündigungsbarrieren, egal ob Sie monatlich oder jährlich zahlen.

Wie starte ich? Hardbook ist kostenlos testbar. Eröffnen Sie Ihr Portal, senden Sie den Link an einen echten Kunden und erleben Sie, wie reibungslos der Prozess abläuft. Wenn es für Sie nicht funktioniert, können Sie jederzeit Feedback geben – jede Nachricht wird gelesen.