Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr — рабочий процесс n8n

Высокая сложность⚡ Триггер25 узлов🏷️ Project Management👁 7,647 просмотровот Mario

Обзор

Purpose

This workflow automatically creates Tasks from forwarded Emails, similar to Asana, but better. Emails are processed by AI and converted to rather actionable task.

In addition this workflow is build in a way, that multiple users can share this single process by setting up their individual configuration through a user friendly portal (internal tool) instead of the need to manage their own workflows.

Demo

How it works

One Gmail account is used to process inbound mails from different us

Использованные узлы

AirtableHTTP RequestGmailCodeAI AgentOpenAI Chat ModelStructured Output ParserCalculator

Предпросмотр рабочего процесса

Setup

- Disable the Gmail Trigger and enable the manual trigg

- Execute the workflow once

- Copy the Gmail Label IDs from the output of the "Requ

- Dis

Set Globals

Use the setup instructions below to retrieve the values

Select Base

Select the database and the table where the "Routes" ar

The Gmail inbox is checked every minute for n

Extract the Airtable Row ID from the Email ad

Filter by labels to prohibit double-processin

Dynamically build request body for Notion, si

The custom built request including the user s

The Email is processed in multiple ways:

- An actionable task is being generated based on the co

Skip disabled routes (determined by a checkbo

Send custom Email notifications back to sende

Add labels which prevent from double-processi

Disable a checkbox attribute in Airtable whic

OpenAI Chat Model

Calculator

Structured Output Parser

Add Label "Processed"

Active Routes Only

Extract Route ID

Deactivate Route

Add Label "Error"

Send notification about …

Get Route by ID

Create Notion Page

⚡

Gmail Trigger

Filter for unprocessed m…

⚡

When clicking ‘Test work…

Required labels

Globals

No Operation, do nothing

Format Notion Page Blocks

Get all labels

Structured Output Parser1

Calculator1

OpenAI Chat Model1

Generate Actionable Task

Get Summary & Meta Data

25 nodes24 edges

Как это работает

1
Триггер
Рабочий процесс запускается триггером триггер.
2
Обработка
Данные проходят через 25 узлов, connecting agent, airtable, code.
3
Вывод
Рабочий процесс завершает автоматизацию и доставляет результат в настроенное место назначения.

Детали узлов (25)

Airtable

airtable

HTTP Request

httpRequest

Gmail

gmail

Code

code

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

Calculator

n8n-nodes-langchain.toolCalculator

Как импортировать этот рабочий процесс

1Нажмите кнопку Скачать JSON справа, чтобы сохранить файл рабочего процесса.
2Откройте ваш экземпляр n8n. Перейдите в Рабочие процессы → Новый → Импорт из файла.
3Выберите скачанный файл turn-emails-into-ai-enhanced-tasks-in-notion-multi-user-support-with-gmail-airtable-and-softr и нажмите Импортировать.
4Настройте учётные данные для каждого узла сервиса (ключи API, OAuth и т.д.).
5Нажмите Протестировать рабочий процесс, чтобы убедиться в правильной работе, затем активируйте его.

Или вставьте напрямую в n8n → Импорт из JSON:

{ "name": "Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr", "nodes": [...], ...}

Интеграции

agentairtablecodefiltergmailgmailtriggerhttprequestlmchatopenaimanualtriggeroutputparserstructuredsettoolcalculator

Получить этот рабочий процесс

Скачайте и импортируйте одним кликом

Скачать JSON Просмотреть на n8n.io

Узлы25

Сложностьhigh

Триггерtrigger

Просмотры7,647

КатегорияProject Management

Создан

Mario

@octionic

Новичок в n8n?

n8n — бесплатный инструмент автоматизации рабочих процессов с открытым исходным кодом. Разверните самостоятельно или используйте облачную версию.

Получить n8n бесплатно →