Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail — рабочий процесс n8n

Низкая сложность⚡ Триггер5 узлов🏷️ Project Management👁 36 просмотровот Yassin Zehar

Обзор

Description

This workflow sends a personalized email when a task in a Google Sheet is marked as Urgent, but only once per task.

It prevents duplicate notifications by updating the sheet after the email is sent. Ideal for collaborative task tracking where multiple people edit the same spreadsheet.

Context

When working with shared task lists in Google Sheets, it’s easy to miss critical updates — or worse, trigger multiple alerts for the same task.

This workflow ensures that each "Urgent" task

Использованные узлы

Google SheetsGmail

Предпросмотр рабочего процесса

Required
• Google sheets credential
• Gmail credential
1) Trigger, Filter & Row Info
Trigger:
- Google Sheets Trigger (on change in "Priority" column
Filtering:
- IF node filters on:
- Priority = "Urgent"
2) Send Email
Email Node:
- Personalized message with:
- Task name
- Owner
- Deadline
3) Update Google Sheet
Update Row Node:
- Use: row_number = {{ $json.row_number }}
- Set "Notified" to "Yes" or timestamp
Best Practice:
- Update a value to track that the email was sent
⚡
T
Trigger when Urgent status
Get the row number
C
Condition to send the em…
Email alert
Update row avoiding spam
5 nodes4 edges

Как это работает

  1. 1

    Триггер

    Рабочий процесс запускается триггером триггер.

  2. 2

    Обработка

    Данные проходят через 5 узлов, connecting gmail, googlesheets, googlesheetstrigger.

  3. 3

    Вывод

    Рабочий процесс завершает автоматизацию и доставляет результат в настроенное место назначения.

Детали узлов (5)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Как импортировать этот рабочий процесс

  1. 1Нажмите кнопку Скачать JSON справа, чтобы сохранить файл рабочего процесса.
  2. 2Откройте ваш экземпляр n8n. Перейдите в Рабочие процессы → Новый → Импорт из файла.
  3. 3Выберите скачанный файл send-one-time-email-alerts-for-urgent-tasks-with-google-sheets-and-gmail и нажмите Импортировать.
  4. 4Настройте учётные данные для каждого узла сервиса (ключи API, OAuth и т.д.).
  5. 5Нажмите Протестировать рабочий процесс, чтобы убедиться в правильной работе, затем активируйте его.

Или вставьте напрямую в n8n → Импорт из JSON:

{ "name": "Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail", "nodes": [...], ...}

Интеграции

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif

Получить этот рабочий процесс

Скачайте и импортируйте одним кликом

Скачать JSONПросмотреть на n8n.io
Узлы5
Сложностьlow
Триггерtrigger
Просмотры36
КатегорияProject Management

Создан

Yassin Zehar

Yassin Zehar

@yassinzehar

Теги

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif
⚡

Новичок в n8n?

n8n — бесплатный инструмент автоматизации рабочих процессов с открытым исходным кодом. Разверните самостоятельно или используйте облачную версию.

Получить n8n бесплатно →