Detect duplicate invoice PDFs from Gmail with easybits and Google Sheets — рабочий процесс n8n

Средняя сложность⚡ Триггер9 узлов🏷️ Invoice Processingот Felix

Обзор

How It Works This workflow automatically detects duplicate invoices from Gmail. Incoming PDF attachments are scanned by the easybits AI Extractor, then checked against the Master Finance File in Google Sheets. Duplicates trigger a Slack alert – new invoices get added to the sheet.

Flow overview: Gmail picks up new emails labeled as invoices (polls every minute) The PDF attachment is extracted and converted to base64 easybits Extractor reads the document and returns structured data The invoice n

Использованные узлы

Google SheetsHTTP RequestSlackCode

Предпросмотр рабочего процесса

📧 Email Intake
Polls Gmail every minute for emails with the invoice la
Downloads attachments automatically.
📄 Invoice Extraction with easybits
Extracts the PDF attachment, converts it to base64, and
🔍 Duplicate Check
Reads all rows from the Master Finance File in Google S
🚨 Duplicate Found
If the invoice already exists in the sheet, a Slack DM
✅ New Invoice
If the invoice is not a duplicate, it gets appended to
🔍 Invoice Duplicate Checker
How It Works
This workflow automatically detects duplicate invoices
Check Google Sheets
A
Already Exists?
Add to Master List
⚡
G
Gmail Trigger
E
Extract from File
E
Edit Fields
HTTP Request
Code in JavaScript
Slack: Alert Finance
9 nodes8 edges

Как это работает

  1. 1

    Триггер

    Рабочий процесс запускается триггером триггер.

  2. 2

    Обработка

    Данные проходят через 9 узлов, connecting code, extractfromfile, gmailtrigger.

  3. 3

    Вывод

    Рабочий процесс завершает автоматизацию и доставляет результат в настроенное место назначения.

Детали узлов (9)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
HT

HTTP Request

httpRequest

#2
SL

Slack

slack

#3
CO

Code

code

#4

Как импортировать этот рабочий процесс

  1. 1Нажмите кнопку Скачать JSON справа, чтобы сохранить файл рабочего процесса.
  2. 2Откройте ваш экземпляр n8n. Перейдите в Рабочие процессы → Новый → Импорт из файла.
  3. 3Выберите скачанный файл detect-duplicate-invoice-pdfs-from-gmail-with-easybits-and-google-sheets и нажмите Импортировать.
  4. 4Настройте учётные данные для каждого узла сервиса (ключи API, OAuth и т.д.).
  5. 5Нажмите Протестировать рабочий процесс, чтобы убедиться в правильной работе, затем активируйте его.

Или вставьте напрямую в n8n → Импорт из JSON:

{ "name": "Detect duplicate invoice PDFs from Gmail with easybits and Google Sheets", "nodes": [...], ...}

Интеграции

codeextractfromfilegmailtriggergooglesheetshttprequestifsetslack

Получить этот рабочий процесс

Скачайте и импортируйте одним кликом

Скачать JSONПросмотреть на n8n.io
Узлы9
Сложностьmedium
Триггерtrigger
КатегорияInvoice Processing

Создан

Felix

Felix

@easybits

Теги

codeextractfromfilegmailtriggergooglesheetshttprequestifsetslack
⚡

Новичок в n8n?

n8n — бесплатный инструмент автоматизации рабочих процессов с открытым исходным кодом. Разверните самостоятельно или используйте облачную версию.

Получить n8n бесплатно →

Related Invoice Processing Workflows

COCOEMEX+5
medium

Automate Custom QuickBooks Invoice PDFs & Email with n8n

Standard accounting templates often fail to reflect a premium brand identity. This sophisticated n8n workflow bridges the gap between financial record-keeping and professional client presentation. By moving beyond the native limitations of QuickBooks Online, this automation enables businesses to generate high-end, multi-page PDF invoices that align perfectly with their corporate styling. The process begins the moment a new invoice is generated in QuickBooks, triggering a webhook that captures real-time billing data. The workflow then utilizes advanced HTML-to-File conversion and custom Code nodes to structure data into a polished, branded layout. It handles complex logic such as line-item merging and multi-page formatting automatically. Once the document is rendered, the system bypasses generic 'no-reply' senders by routing the finalized PDF through your preferred email provider. This ensures a seamless, white-labeled experience for your clients while eliminating the manual overhead of exporting, styling, and attaching files. Ideal for agencies and service providers, this flow guarantees that your most frequent touchpoint—the bill—is as professional as your work. **Common Use Cases:** - High-end creative agencies requiring bespoke, white-labeled billing documents for premium clients. - Automated recurring subscription billing where custom tax disclosures or localized branding are required. - Service-based businesses needing to attach dynamic project reports or terms of service directly to QuickBooks invoices.

🔗 Webhook·12 nodes