Automate Invoice Data Extraction with OCR.Space, GPT & Google Sheets — рабочий процесс n8n

Средняя сложность⏰ По расписанию10 узлов🏷️ Invoice Processingот Supira Inc.

Обзор

Overview This template automates invoice processing for teams that currently copy data from PDFs into spreadsheets by hand. It is ideal for small businesses, back-office teams, accounting, and operations who want to reduce manual entry, avoid human error, and never miss a payment deadline. The workflow watches a structured Google Drive folder, performs OCR, converts the text into clean structured JSON with an LLM, and appends one row per invoice into Google Sheets. It preserves a link back to th

Использованные узлы

Google SheetsHTTP RequestGoogle DriveCodeOpenAI

Предпросмотр рабочего процесса

Schedule Trigger (Recurring Execution)
Purpose
- Periodically scan the Drive folder that stores invoic
- Can also be executed manually for debugging.
Google Drive Folder Discovery
Purpose
- Get the parent folder (e.g., "支払い請求書自動計算用フォルダ" meanin
- Auto-detect the current-month subfolder (e.g., a fold
AI Structured Extraction & Google Sheets Appe
Purpose
- Convert OCR results to a strict JSON structure using
- Extract invoice_date / due_date / client_name / subto
OCR Processing (PDF → Text Cleanup)
Purpose
- Download Drive files as binary.
- Use the OCR.Space API for text extraction.
- Remove noise and normalize line breaks.
⚡
S
Schedule Trigger (Weekly…
Get Parent Folder
Get Monthly Subfolder
List Files
Download File (Binary fr…
OCR (OCR.Space Parsing)
Clean OCR Text (Noise Re…
AI Extraction (Generate …
Parse AI Output to JSON
Append to Google Sheets
10 nodes9 edges

Как это работает

  1. 1

    Триггер

    Рабочий процесс запускается триггером по расписанию, выполняясь по заданному расписанию.

  2. 2

    Обработка

    Данные проходят через 10 узлов, connecting code, googledrive, googlesheets.

  3. 3

    Вывод

    Рабочий процесс завершает автоматизацию и доставляет результат в настроенное место назначения.

Детали узлов (10)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
HT

HTTP Request

httpRequest

#2
GO

Google Drive

googleDrive

#3
CO

Code

code

#4
OP

OpenAI

n8n-nodes-langchain.openAi

#5

Как импортировать этот рабочий процесс

  1. 1Нажмите кнопку Скачать JSON справа, чтобы сохранить файл рабочего процесса.
  2. 2Откройте ваш экземпляр n8n. Перейдите в Рабочие процессы → Новый → Импорт из файла.
  3. 3Выберите скачанный файл automate-invoice-data-extraction-with-ocrspace-gpt-google-sheets и нажмите Импортировать.
  4. 4Настройте учётные данные для каждого узла сервиса (ключи API, OAuth и т.д.).
  5. 5Нажмите Протестировать рабочий процесс, чтобы убедиться в правильной работе, затем активируйте его.

Или вставьте напрямую в n8n → Импорт из JSON:

{ "name": "Automate Invoice Data Extraction with OCR.Space, GPT & Google Sheets", "nodes": [...], ...}

Интеграции

codegoogledrivegooglesheetshttprequestopenaischeduletrigger

Получить этот рабочий процесс

Скачайте и импортируйте одним кликом

Скачать JSONПросмотреть на n8n.io
Узлы10
Сложностьmedium
Триггерscheduled
КатегорияInvoice Processing

Создан

Supira Inc.

Supira Inc.

@supira

Теги

codegoogledrivegooglesheetshttprequestopenaischeduletrigger
⚡

Новичок в n8n?

n8n — бесплатный инструмент автоматизации рабочих процессов с открытым исходным кодом. Разверните самостоятельно или используйте облачную версию.

Получить n8n бесплатно →

Related Invoice Processing Workflows

COCOEMEX+5
medium

Automate Custom QuickBooks Invoice PDFs & Email with n8n

Standard accounting templates often fail to reflect a premium brand identity. This sophisticated n8n workflow bridges the gap between financial record-keeping and professional client presentation. By moving beyond the native limitations of QuickBooks Online, this automation enables businesses to generate high-end, multi-page PDF invoices that align perfectly with their corporate styling. The process begins the moment a new invoice is generated in QuickBooks, triggering a webhook that captures real-time billing data. The workflow then utilizes advanced HTML-to-File conversion and custom Code nodes to structure data into a polished, branded layout. It handles complex logic such as line-item merging and multi-page formatting automatically. Once the document is rendered, the system bypasses generic 'no-reply' senders by routing the finalized PDF through your preferred email provider. This ensures a seamless, white-labeled experience for your clients while eliminating the manual overhead of exporting, styling, and attaching files. Ideal for agencies and service providers, this flow guarantees that your most frequent touchpoint—the bill—is as professional as your work. **Common Use Cases:** - High-end creative agencies requiring bespoke, white-labeled billing documents for premium clients. - Automated recurring subscription billing where custom tax disclosures or localized branding are required. - Service-based businesses needing to attach dynamic project reports or terms of service directly to QuickBooks invoices.

🔗 Webhook·12 nodes