Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr — Workflow n8n

Wysoka złożoność⚡ Wyzwalacz25 węzłów🏷️ Project Management👁 7,647 wyświetleńautor: Mario

Przegląd

Purpose

This workflow automatically creates Tasks from forwarded Emails, similar to Asana, but better. Emails are processed by AI and converted to rather actionable task.

In addition this workflow is build in a way, that multiple users can share this single process by setting up their individual configuration through a user friendly portal (internal tool) instead of the need to manage their own workflows.

Demo

How it works

One Gmail account is used to process inbound mails from different us

Użyte węzły

AirtableHTTP RequestGmailCodeAI AgentOpenAI Chat ModelStructured Output ParserCalculator

Podgląd workflow

Setup

- Disable the Gmail Trigger and enable the manual trigg

- Execute the workflow once

- Copy the Gmail Label IDs from the output of the "Requ

- Dis

Set Globals

Use the setup instructions below to retrieve the values

Select Base

Select the database and the table where the "Routes" ar

The Gmail inbox is checked every minute for n

Extract the Airtable Row ID from the Email ad

Filter by labels to prohibit double-processin

Dynamically build request body for Notion, si

The custom built request including the user s

The Email is processed in multiple ways:

- An actionable task is being generated based on the co

Skip disabled routes (determined by a checkbo

Send custom Email notifications back to sende

Add labels which prevent from double-processi

Disable a checkbox attribute in Airtable whic

OpenAI Chat Model

Calculator

Structured Output Parser

Add Label "Processed"

Active Routes Only

Extract Route ID

Deactivate Route

Add Label "Error"

Send notification about …

Get Route by ID

Create Notion Page

⚡

Gmail Trigger

Filter for unprocessed m…

⚡

When clicking ‘Test work…

Required labels

Globals

No Operation, do nothing

Format Notion Page Blocks

Get all labels

Structured Output Parser1

Calculator1

OpenAI Chat Model1

Generate Actionable Task

Get Summary & Meta Data

25 nodes24 edges

Jak to działa

1
Wyzwalacz
Workflow uruchamia się wyzwalaczem wyzwalacz.
2
Przetwarzanie
Dane przepływają przez 25 węzłów, connecting agent, airtable, code.
3
Wyjście
Workflow kończy automatyzację i dostarcza wynik do skonfigurowanego miejsca docelowego.

Szczegóły węzłów (25)

Airtable

airtable

HTTP Request

httpRequest

Gmail

gmail

Code

code

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

Calculator

n8n-nodes-langchain.toolCalculator

Jak zaimportować ten workflow

1Kliknij przycisk Pobierz JSON po prawej stronie, aby zapisać plik workflow.
2Otwórz swoją instancję n8n. Przejdź do Workflow → Nowy → Importuj z pliku.
3Wybierz pobrany plik turn-emails-into-ai-enhanced-tasks-in-notion-multi-user-support-with-gmail-airtable-and-softr i kliknij Importuj.
4Skonfiguruj dane uwierzytelniające dla każdego węzła usługi (klucze API, OAuth itp.).
5Kliknij Testuj workflow, aby sprawdzić, czy wszystko działa, a następnie aktywuj go.

Lub wklej bezpośrednio w n8n → Importuj z JSON:

{ "name": "Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr", "nodes": [...], ...}

Integracje

agentairtablecodefiltergmailgmailtriggerhttprequestlmchatopenaimanualtriggeroutputparserstructuredsettoolcalculator

Pobierz ten workflow

Pobierz i zaimportuj jednym kliknięciem

Pobierz JSON Zobacz na n8n.io

Węzły25

Złożonośćhigh

Wyzwalacztrigger

Wyświetlenia7,647

KategoriaProject Management

Autor

Mario

@octionic

Tagi

agentairtablecodefiltergmailgmailtriggerhttprequestlmchatopenaimanualtriggeroutputparserstructured

⚡

Nowy w n8n?

n8n to darmowe narzędzie open-source do automatyzacji workflow. Hostuj samodzielnie lub użyj wersji chmurowej.

Pobierz n8n za darmo →