Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail — Workflow n8n

Niska złożoność⚡ Wyzwalacz5 węzłów🏷️ Project Management👁 36 wyświetleńautor: Yassin Zehar

Przegląd

Description

This workflow sends a personalized email when a task in a Google Sheet is marked as Urgent, but only once per task.

It prevents duplicate notifications by updating the sheet after the email is sent. Ideal for collaborative task tracking where multiple people edit the same spreadsheet.

Context

When working with shared task lists in Google Sheets, it’s easy to miss critical updates — or worse, trigger multiple alerts for the same task.

This workflow ensures that each "Urgent" task

Użyte węzły

Google SheetsGmail

Podgląd workflow

Required
• Google sheets credential
• Gmail credential
1) Trigger, Filter & Row Info
Trigger:
- Google Sheets Trigger (on change in "Priority" column
Filtering:
- IF node filters on:
- Priority = "Urgent"
2) Send Email
Email Node:
- Personalized message with:
- Task name
- Owner
- Deadline
3) Update Google Sheet
Update Row Node:
- Use: row_number = {{ $json.row_number }}
- Set "Notified" to "Yes" or timestamp
Best Practice:
- Update a value to track that the email was sent
⚡
T
Trigger when Urgent status
Get the row number
C
Condition to send the em…
Email alert
Update row avoiding spam
5 nodes4 edges

Jak to działa

  1. 1

    Wyzwalacz

    Workflow uruchamia się wyzwalaczem wyzwalacz.

  2. 2

    Przetwarzanie

    Dane przepływają przez 5 węzłów, connecting gmail, googlesheets, googlesheetstrigger.

  3. 3

    Wyjście

    Workflow kończy automatyzację i dostarcza wynik do skonfigurowanego miejsca docelowego.

Szczegóły węzłów (5)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Jak zaimportować ten workflow

  1. 1Kliknij przycisk Pobierz JSON po prawej stronie, aby zapisać plik workflow.
  2. 2Otwórz swoją instancję n8n. Przejdź do Workflow → Nowy → Importuj z pliku.
  3. 3Wybierz pobrany plik send-one-time-email-alerts-for-urgent-tasks-with-google-sheets-and-gmail i kliknij Importuj.
  4. 4Skonfiguruj dane uwierzytelniające dla każdego węzła usługi (klucze API, OAuth itp.).
  5. 5Kliknij Testuj workflow, aby sprawdzić, czy wszystko działa, a następnie aktywuj go.

Lub wklej bezpośrednio w n8n → Importuj z JSON:

{ "name": "Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail", "nodes": [...], ...}

Integracje

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif

Pobierz ten workflow

Pobierz i zaimportuj jednym kliknięciem

Pobierz JSONZobacz na n8n.io
Węzły5
Złożonośćlow
Wyzwalacztrigger
Wyświetlenia36
KategoriaProject Management

Autor

Yassin Zehar

Yassin Zehar

@yassinzehar

Tagi

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif
⚡

Nowy w n8n?

n8n to darmowe narzędzie open-source do automatyzacji workflow. Hostuj samodzielnie lub użyj wersji chmurowej.

Pobierz n8n za darmo →