Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail — Workflow n8n

Wysoka złożoność⏰ Zaplanowany16 węzłów🏷️ Project Managementautor: Rahul Joshi

Przegląd

📊 Description Ensure suppliers never miss a follow-up by automating overdue purchase order tracking and scheduling. 📦⏰ This workflow checks Airtable every weekday morning for open POs older than seven days without scheduled follow-ups, generates Google Calendar events, updates Airtable with the follow-up link, and sends notifications to your team via Slack and Gmail. It centralizes supplier management and eliminates manual reminders, helping operations teams stay on top of aging purchase orders

Użyte węzły

AirtableSlackGoogle CalendarGmailAI AgentOpenAI Chat ModelSimple MemoryStructured Output Parser

Podgląd workflow

🔄 Automated Supplier Follow-up System
How it works
This workflow monitors overdue purchase orders in Airta
⏰ Trigger & Data Fetch
Runs every weekday at 10 AM to pull overdue purchase or
🤖 AI Processing & Validation
Filters POs with valid supplier emails, then uses GPT-4
📅 Calendar & Notifications
Creates Google Calendar events with AI-generated agenda
🔐 Credentials & Security
Use OAuth2 for Google Calendar, Slack, and Gmail. Airta
🚨 Error Monitoring
Catches errors from key nodes (AI, Notion, Sheets) and
Helps ensure the automation runs reliably.
memorymodelparser
⚡
S
Schedule Trigger
Fetch Overdue POs from A…
P
Process Each PO Individu…
Save Calendar Link to Ai…
Send Slack Notification
Create Calendar Event
Send Email Confirmation
Initial Slack Alert
I
If
Parse AI Output (Structu…
AI Model: GPT-4 Screenin…
AI Memory: Candidate Con…
AI Agent: Agent Writer
Send a message
⚡
E
Error Trigger
Slack - Error Alert
16 nodes15 edges

Jak to działa

  1. 1

    Wyzwalacz

    Workflow uruchamia się wyzwalaczem zaplanowany, działając według zdefiniowanego harmonogramu.

  2. 2

    Przetwarzanie

    Dane przepływają przez 16 węzłów, connecting agent, airtable, errortrigger.

  3. 3

    Wyjście

    Workflow kończy automatyzację i dostarcza wynik do skonfigurowanego miejsca docelowego.

Szczegóły węzłów (16)

AI

Airtable

airtable

#1
SL

Slack

slack

#2
GO

Google Calendar

googleCalendar

#3
GM

Gmail

gmail

#4
AI

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

#5
OP

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

#6
SI

Simple Memory

n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow

#7
ST

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

#8

Jak zaimportować ten workflow

  1. 1Kliknij przycisk Pobierz JSON po prawej stronie, aby zapisać plik workflow.
  2. 2Otwórz swoją instancję n8n. Przejdź do Workflow → Nowy → Importuj z pliku.
  3. 3Wybierz pobrany plik schedule-supplier-follow-ups-from-airtable-pos-to-google-calendar-with-ai-slack-gmail i kliknij Importuj.
  4. 4Skonfiguruj dane uwierzytelniające dla każdego węzła usługi (klucze API, OAuth itp.).
  5. 5Kliknij Testuj workflow, aby sprawdzić, czy wszystko działa, a następnie aktywuj go.

Lub wklej bezpośrednio w n8n → Importuj z JSON:

{ "name": "Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail", "nodes": [...], ...}

Integracje

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletriggerslacksplitinbatches

Pobierz ten workflow

Pobierz i zaimportuj jednym kliknięciem

Pobierz JSONZobacz na n8n.io
Węzły16
Złożonośćhigh
Wyzwalaczscheduled
KategoriaProject Management

Autor

Rahul Joshi

Rahul Joshi

@rahul08

Tagi

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletrigger
⚡

Nowy w n8n?

n8n to darmowe narzędzie open-source do automatyzacji workflow. Hostuj samodzielnie lub użyj wersji chmurowej.

Pobierz n8n za darmo →