Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI — n8n Workflow

Gemiddeld complexiteit⚡ Trigger7 knooppunten🤝 Salesdoor Avkash Kakdiya

Overzicht

How it works This workflow listens for incoming meeting summary emails in Gmail and processes them automatically. The email content is cleaned and sent to an AI model that extracts CRM-ready sales data in a structured format. The parsed data is then used to create or update contacts, deals, and meeting engagements in HubSpot. This removes manual note-taking and ensures CRM data stays accurate and consistent after every call.

Step-by-step Trigger on meeting summary email** Gmail Trigger – Watc

Gebruikte knooppunten

HubSpotOpenAI

Workflow-voorvertoning

Meeting Debrief → HubSpot CRM Automation

This workflow automatically converts meeting summary em

Step:1 Gmail Trigger — Meeting Summary Intake

Triggers the workflow when a new meeting summary email

Step:2 Prepare & Normalize Summary

Extracts and prepares the meeting summary text from the

Step:3 AI Extraction — Structured Sales Data

Uses OpenAI to extract structured sales insights from t

Step:4 Parse AI JSON Output

Cleans and parses the AI response into valid JSON field

Step:5 HubSpot CRM Updates

Creates or updates HubSpot contact, deal, and meeting e

⚡

Gmail Trigger

Prepare Meeting Summary

Parse AI JSON Output

Create Meeting Engagement

AI Extraction

Update Deal

Create or Update Contact

7 nodes6 edges

Hoe het werkt

1
Trigger
De workflow start met een trigger-trigger.
2
Verwerking
Gegevens stromen door 7 knooppunten, connecting function, gmailtrigger, hubspot.
3
Uitvoer
De workflow voltooit zijn automatisering en levert het resultaat aan de geconfigureerde bestemming.

Knooppuntdetails (7)

HubSpot

hubspot

OpenAI

n8n-nodes-langchain.openAi

Hoe deze workflow te importeren

1Klik op de knop JSON downloaden rechts om het workflowbestand op te slaan.
2Open uw n8n-instantie. Ga naar Workflows → Nieuw → Importeren uit bestand.
3Selecteer het gedownloade bestand turn-gmail-meeting-summaries-into-hubspot-crm-records-with-openai en klik op Importeren.
4Stel inloggegevens in voor elk serviceknooppunt (API-sleutels, OAuth, enz.).
5Klik op Workflow testen om te controleren of alles werkt, activeer het vervolgens.

Of plak rechtstreeks in n8n → Importeren uit JSON:

{ "name": "Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI", "nodes": [...], ...}

Integraties

functiongmailtriggerhubspotopenaiset

Haal deze workflow op

Download en importeer met één klik

JSON downloaden Bekijken op n8n.io

Knooppunten7

Complexiteitmedium

Triggertrigger

CategorieSales

Gemaakt door

Avkash Kakdiya

@itechnotion

Nieuw bij n8n?

n8n is een gratis open-source workflow-automatiseringstool. Host het zelf of gebruik de cloudversie.

n8n gratis ophalen →