Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail — n8n Workflow

Laag complexiteit⚡ Trigger5 knooppunten🏷️ Project Management👁 36 weergavendoor Yassin Zehar

Overzicht

Description

This workflow sends a personalized email when a task in a Google Sheet is marked as Urgent, but only once per task.

It prevents duplicate notifications by updating the sheet after the email is sent. Ideal for collaborative task tracking where multiple people edit the same spreadsheet.

Context

When working with shared task lists in Google Sheets, it’s easy to miss critical updates — or worse, trigger multiple alerts for the same task.

This workflow ensures that each "Urgent" task

Gebruikte knooppunten

Google SheetsGmail

Workflow-voorvertoning

Required
• Google sheets credential
• Gmail credential
1) Trigger, Filter & Row Info
Trigger:
- Google Sheets Trigger (on change in "Priority" column
Filtering:
- IF node filters on:
- Priority = "Urgent"
2) Send Email
Email Node:
- Personalized message with:
- Task name
- Owner
- Deadline
3) Update Google Sheet
Update Row Node:
- Use: row_number = {{ $json.row_number }}
- Set "Notified" to "Yes" or timestamp
Best Practice:
- Update a value to track that the email was sent
⚡
T
Trigger when Urgent status
Get the row number
C
Condition to send the em…
Email alert
Update row avoiding spam
5 nodes4 edges

Hoe het werkt

  1. 1

    Trigger

    De workflow start met een trigger-trigger.

  2. 2

    Verwerking

    Gegevens stromen door 5 knooppunten, connecting gmail, googlesheets, googlesheetstrigger.

  3. 3

    Uitvoer

    De workflow voltooit zijn automatisering en levert het resultaat aan de geconfigureerde bestemming.

Knooppuntdetails (5)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Hoe deze workflow te importeren

  1. 1Klik op de knop JSON downloaden rechts om het workflowbestand op te slaan.
  2. 2Open uw n8n-instantie. Ga naar Workflows → Nieuw → Importeren uit bestand.
  3. 3Selecteer het gedownloade bestand send-one-time-email-alerts-for-urgent-tasks-with-google-sheets-and-gmail en klik op Importeren.
  4. 4Stel inloggegevens in voor elk serviceknooppunt (API-sleutels, OAuth, enz.).
  5. 5Klik op Workflow testen om te controleren of alles werkt, activeer het vervolgens.

Of plak rechtstreeks in n8n → Importeren uit JSON:

{ "name": "Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail", "nodes": [...], ...}

Integraties

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif

Haal deze workflow op

Download en importeer met één klik

JSON downloadenBekijken op n8n.io
Knooppunten5
Complexiteitlow
Triggertrigger
Weergaven36
CategorieProject Management

Gemaakt door

Yassin Zehar

Yassin Zehar

@yassinzehar

Tags

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif
⚡

Nieuw bij n8n?

n8n is een gratis open-source workflow-automatiseringstool. Host het zelf of gebruik de cloudversie.

n8n gratis ophalen →