Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail β€” n8n Workflow

Hoog complexiteit⏰ Gepland16 knooppunten🏷️ Project Managementdoor Rahul Joshi

Overzicht

πŸ“Š Description Ensure suppliers never miss a follow-up by automating overdue purchase order tracking and scheduling. πŸ“¦β° This workflow checks Airtable every weekday morning for open POs older than seven days without scheduled follow-ups, generates Google Calendar events, updates Airtable with the follow-up link, and sends notifications to your team via Slack and Gmail. It centralizes supplier management and eliminates manual reminders, helping operations teams stay on top of aging purchase orders

Gebruikte knooppunten

AirtableSlackGoogle CalendarGmailAI AgentOpenAI Chat ModelSimple MemoryStructured Output Parser

Workflow-voorvertoning

πŸ”„ Automated Supplier Follow-up System
How it works
This workflow monitors overdue purchase orders in Airta
⏰ Trigger & Data Fetch
Runs every weekday at 10 AM to pull overdue purchase or
πŸ€– AI Processing & Validation
Filters POs with valid supplier emails, then uses GPT-4
πŸ“… Calendar & Notifications
Creates Google Calendar events with AI-generated agenda
πŸ” Credentials & Security
Use OAuth2 for Google Calendar, Slack, and Gmail. Airta
🚨 Error Monitoring
Catches errors from key nodes (AI, Notion, Sheets) and
Helps ensure the automation runs reliably.
memorymodelparser
⚑
S
Schedule Trigger
Fetch Overdue POs from A…
P
Process Each PO Individu…
Save Calendar Link to Ai…
Send Slack Notification
Create Calendar Event
Send Email Confirmation
Initial Slack Alert
I
If
Parse AI Output (Structu…
AI Model: GPT-4 Screenin…
AI Memory: Candidate Con…
AI Agent: Agent Writer
Send a message
⚑
E
Error Trigger
Slack - Error Alert
16 nodes15 edges

Hoe het werkt

  1. 1

    Trigger

    De workflow start met een gepland-trigger, uitgevoerd op een gedefinieerd schema.

  2. 2

    Verwerking

    Gegevens stromen door 16 knooppunten, connecting agent, airtable, errortrigger.

  3. 3

    Uitvoer

    De workflow voltooit zijn automatisering en levert het resultaat aan de geconfigureerde bestemming.

Knooppuntdetails (16)

AI

Airtable

airtable

#1
SL

Slack

slack

#2
GO

Google Calendar

googleCalendar

#3
GM

Gmail

gmail

#4
AI

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

#5
OP

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

#6
SI

Simple Memory

n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow

#7
ST

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

#8

Hoe deze workflow te importeren

  1. 1Klik op de knop JSON downloaden rechts om het workflowbestand op te slaan.
  2. 2Open uw n8n-instantie. Ga naar Workflows β†’ Nieuw β†’ Importeren uit bestand.
  3. 3Selecteer het gedownloade bestand schedule-supplier-follow-ups-from-airtable-pos-to-google-calendar-with-ai-slack-gmail en klik op Importeren.
  4. 4Stel inloggegevens in voor elk serviceknooppunt (API-sleutels, OAuth, enz.).
  5. 5Klik op Workflow testen om te controleren of alles werkt, activeer het vervolgens.

Of plak rechtstreeks in n8n β†’ Importeren uit JSON:

{ "name": "Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail", "nodes": [...], ...}

Integraties

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletriggerslacksplitinbatches

Haal deze workflow op

Download en importeer met één klik

JSON downloadenBekijken op n8n.io
Knooppunten16
Complexiteithigh
Triggerscheduled
CategorieProject Management

Gemaakt door

Rahul Joshi

Rahul Joshi

@rahul08

Tags

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletrigger
⚑

Nieuw bij n8n?

n8n is een gratis open-source workflow-automatiseringstool. Host het zelf of gebruik de cloudversie.

n8n gratis ophalen β†’