Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI — Workflow n8n

Moyen complexité⚡ Déclencheur7 nœuds🤝 Salespar Avkash Kakdiya

Aperçu

How it works This workflow listens for incoming meeting summary emails in Gmail and processes them automatically. The email content is cleaned and sent to an AI model that extracts CRM-ready sales data in a structured format. The parsed data is then used to create or update contacts, deals, and meeting engagements in HubSpot. This removes manual note-taking and ensures CRM data stays accurate and consistent after every call.

Step-by-step Trigger on meeting summary email** Gmail Trigger – Watc

Nœuds utilisés

HubSpotOpenAI

Aperçu du workflow

Meeting Debrief → HubSpot CRM Automation
This workflow automatically converts meeting summary em
Step:1 Gmail Trigger — Meeting Summary Intake
Triggers the workflow when a new meeting summary email
Step:2 Prepare & Normalize Summary
Extracts and prepares the meeting summary text from the
Step:3 AI Extraction — Structured Sales Data
Uses OpenAI to extract structured sales insights from t
Step:4 Parse AI JSON Output
Cleans and parses the AI response into valid JSON field
Step:5 HubSpot CRM Updates
Creates or updates HubSpot contact, deal, and meeting e
⚡
G
Gmail Trigger
P
Prepare Meeting Summary
P
Parse AI JSON Output
Create Meeting Engagement
AI Extraction
Update Deal
Create or Update Contact
7 nodes6 edges

Comment ça fonctionne

  1. 1

    Déclencheur

    Le workflow démarre avec un déclencheur déclencheur.

  2. 2

    Traitement

    Les données transitent par 7 nœuds, connecting function, gmailtrigger, hubspot.

  3. 3

    Sortie

    Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (7)

HU

HubSpot

hubspot

#1
OP

OpenAI

n8n-nodes-langchain.openAi

#2

Comment importer ce workflow

  1. 1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
  2. 2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
  3. 3Sélectionnez le fichier turn-gmail-meeting-summaries-into-hubspot-crm-records-with-openai téléchargé et cliquez sur Importer.
  4. 4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
  5. 5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI", "nodes": [...], ...}

Intégrations

functiongmailtriggerhubspotopenaiset

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSONVoir sur n8n.io
Nœuds7
Complexitémedium
Déclencheurtrigger
CatégorieSales

Créé par

Avkash Kakdiya

Avkash Kakdiya

@itechnotion

Tags

functiongmailtriggerhubspotopenaiset
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