Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr — Workflow n8n

Élevé complexité⚡ Déclencheur25 nœuds🏷️ Project Management👁 7,647 vuespar Mario

Aperçu

Purpose

This workflow automatically creates Tasks from forwarded Emails, similar to Asana, but better. Emails are processed by AI and converted to rather actionable task.

In addition this workflow is build in a way, that multiple users can share this single process by setting up their individual configuration through a user friendly portal (internal tool) instead of the need to manage their own workflows.

Demo

How it works

One Gmail account is used to process inbound mails from different us

Nœuds utilisés

AirtableHTTP RequestGmailCodeAI AgentOpenAI Chat ModelStructured Output ParserCalculator

Aperçu du workflow

Setup

- Disable the Gmail Trigger and enable the manual trigg

- Execute the workflow once

- Copy the Gmail Label IDs from the output of the "Requ

- Dis

Set Globals

Use the setup instructions below to retrieve the values

Select Base

Select the database and the table where the "Routes" ar

The Gmail inbox is checked every minute for n

Extract the Airtable Row ID from the Email ad

Filter by labels to prohibit double-processin

Dynamically build request body for Notion, si

The custom built request including the user s

The Email is processed in multiple ways:

- An actionable task is being generated based on the co

Skip disabled routes (determined by a checkbo

Send custom Email notifications back to sende

Add labels which prevent from double-processi

Disable a checkbox attribute in Airtable whic

OpenAI Chat Model

Calculator

Structured Output Parser

Add Label "Processed"

Active Routes Only

Extract Route ID

Deactivate Route

Add Label "Error"

Send notification about …

Get Route by ID

Create Notion Page

⚡

Gmail Trigger

Filter for unprocessed m…

⚡

When clicking ‘Test work…

Required labels

Globals

No Operation, do nothing

Format Notion Page Blocks

Get all labels

Structured Output Parser1

Calculator1

OpenAI Chat Model1

Generate Actionable Task

Get Summary & Meta Data

25 nodes24 edges

Comment ça fonctionne

1
Déclencheur
Le workflow démarre avec un déclencheur déclencheur.
2
Traitement
Les données transitent par 25 nœuds, connecting agent, airtable, code.
3
Sortie
Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (25)

Airtable

airtable

HTTP Request

httpRequest

Gmail

gmail

Code

code

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

Calculator

n8n-nodes-langchain.toolCalculator

Comment importer ce workflow

1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
3Sélectionnez le fichier turn-emails-into-ai-enhanced-tasks-in-notion-multi-user-support-with-gmail-airtable-and-softr téléchargé et cliquez sur Importer.
4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr", "nodes": [...], ...}

Intégrations

agentairtablecodefiltergmailgmailtriggerhttprequestlmchatopenaimanualtriggeroutputparserstructuredsettoolcalculator

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSON Voir sur n8n.io

Nœuds25

Complexitéhigh

Déclencheurtrigger

CatégorieProject Management

Créé par

Mario

@octionic

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