Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail — Workflow n8n

Faible complexité⚡ Déclencheur5 nœuds🏷️ Project Management👁 36 vuespar Yassin Zehar

Aperçu

Description

This workflow sends a personalized email when a task in a Google Sheet is marked as Urgent, but only once per task.

It prevents duplicate notifications by updating the sheet after the email is sent. Ideal for collaborative task tracking where multiple people edit the same spreadsheet.

Context

When working with shared task lists in Google Sheets, it’s easy to miss critical updates — or worse, trigger multiple alerts for the same task.

This workflow ensures that each "Urgent" task

Nœuds utilisés

Google SheetsGmail

Aperçu du workflow

Required
• Google sheets credential
• Gmail credential
1) Trigger, Filter & Row Info
Trigger:
- Google Sheets Trigger (on change in "Priority" column
Filtering:
- IF node filters on:
- Priority = "Urgent"
2) Send Email
Email Node:
- Personalized message with:
- Task name
- Owner
- Deadline
3) Update Google Sheet
Update Row Node:
- Use: row_number = {{ $json.row_number }}
- Set "Notified" to "Yes" or timestamp
Best Practice:
- Update a value to track that the email was sent
⚡
T
Trigger when Urgent status
Get the row number
C
Condition to send the em…
Email alert
Update row avoiding spam
5 nodes4 edges

Comment ça fonctionne

  1. 1

    Déclencheur

    Le workflow démarre avec un déclencheur déclencheur.

  2. 2

    Traitement

    Les données transitent par 5 nœuds, connecting gmail, googlesheets, googlesheetstrigger.

  3. 3

    Sortie

    Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (5)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Comment importer ce workflow

  1. 1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
  2. 2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
  3. 3Sélectionnez le fichier send-one-time-email-alerts-for-urgent-tasks-with-google-sheets-and-gmail téléchargé et cliquez sur Importer.
  4. 4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
  5. 5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail", "nodes": [...], ...}

Intégrations

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSONVoir sur n8n.io
Nœuds5
Complexitélow
Déclencheurtrigger
Vues36
CatégorieProject Management

Créé par

Yassin Zehar

Yassin Zehar

@yassinzehar

Tags

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif
⚡

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