Handle Calendly bookings, cancellations and reschedules with Gmail, Google Calendar, Sheets and Slack — Workflow n8n

Élevé complexité🔗 Webhook21 nœuds🏷️ Project Managementpar Manu

Aperçu

Complete Calendly automation that handles confirmations, cancellations and reschedules in a single workflow. WHAT IT DOES:

Logs all meetings to Google Sheets automatically Creates events in organizer's Google Calendar Sends professional HTML emails to guests Notifies your team on Slack (#meetings) Handles errors with Slack alerts (#errors)

INCLUDED FLOWS:

New booking: Sheets + Calendar + Slack + Confirmation email Cancellation: Sheets (updates status) + Slack + Cancellation email Reschedule:

Nœuds utilisés

Google SheetsSlackGoogle CalendarGmailCode

Aperçu du workflow

Webhook & routing
Receives Calendly events and routes by type.
New booking
Logs, syncs calendar, notifies Slack, sends confirmatio
Cancellation
Logs cancellation, alerts team, notifies attendee.
Reschedule
Logs changes, alerts team, sends updated details.
Automate Calendly bookings with Gmail, Google
Syncs Calendly events to your calendar, logs to Sheets,
How it works
1.
Error handling
Catches errors and alerts #errors channel.
⚡
C
Calendly Webhook
Parse Calendly Event
E
Event Router
Log to Google Sheets
Create Calendar Event
Slack - New Booking
Prepare Confirmation Email
Send Confirmation Email
Log Cancellation
Slack - Cancellation
Prepare Cancellation Email
Send Cancellation Email
Log Reschedule
Slack - Rescheduled
Prepare Reschedule Email
Send Reschedule Email
D
Done - Confirmation
D
Done - Cancellation
D
Done - Reschedule
Format Error1
Slack - Error Alert1
21 nodes19 edges

Comment ça fonctionne

  1. 1

    Déclencheur

    Le workflow démarre avec un déclencheur webhook.

  2. 2

    Traitement

    Les données transitent par 21 nœuds, connecting code, gmail, googlecalendar.

  3. 3

    Sortie

    Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (21)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
SL

Slack

slack

#2
GO

Google Calendar

googleCalendar

#3
GM

Gmail

gmail

#4
CO

Code

code

#5

Comment importer ce workflow

  1. 1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
  2. 2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
  3. 3Sélectionnez le fichier handle-calendly-bookings-cancellations-and-reschedules-with-gmail-google-calendar-sheets-and-slack téléchargé et cliquez sur Importer.
  4. 4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
  5. 5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Handle Calendly bookings, cancellations and reschedules with Gmail, Google Calendar, Sheets and Slack", "nodes": [...], ...}

Intégrations

codegmailgooglecalendargooglesheetsslackswitchwebhook

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSONVoir sur n8n.io
Nœuds21
Complexitéhigh
Déclencheurwebhook
CatégorieProject Management

Créé par

Manu

Manu

@manu

Tags

codegmailgooglecalendargooglesheetsslackswitchwebhook
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