Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day) — Workflow n8n

Moyen complexité⏰ Planifié8 nœuds🏷️ Project Managementpar Yuki Hirota

Aperçu

Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Day / 7-Day) Task deadline management manually is inefficient and leads to missed deadlines—especially when teams rely on spreadsheets and individual reminders.
This workflow automates the entire follow-up process by reading a centralized task sheet in Google Sheets every morning, checking the deadline for each task, and sending automatic email notifications to the responsible person based on urgency.
Tasks due today, within three days, or within on

Nœuds utilisés

Google SheetsGmail

Aperçu du workflow

Schedule Trigger
Runs the workflow every morning at the specified time s
Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Da
Task deadline management manually is inefficient and le
Fetch Tasks from Google Sheets
Loads all task records from the Google Sheets task tabl
Loop Over Task Items
Iterates through each task row one by one so the workfl
Check Due Today (IF)
Checks whether the task deadline matches today’s date t
Send Today Reminder (Gmail)
Sends an email to the responsible person informing them
Check Within 3 Days (IF)
Determines whether the task deadline falls within the n
Send 3-Day Reminder (Gmail)
Sends an email to notify the responsible person that th
Check Within 7 Days (IF)
Checks if the task deadline is within seven days from t
Send 7-Day Reminder (Gmail)
Sends a weekly deadline reminder email to the assigned
Get row(s) in sheet
L
Loop Over Items
3
3日以内
⚡
S
Schedule Trigger
C
Check Due Today (IF)
Send 3-Day Reminder (Gma…
C
Check Within 7 Days (IF)
Send 7-Day Reminder
8 nodes11 edges

Comment ça fonctionne

  1. 1

    Déclencheur

    Le workflow démarre avec un déclencheur planifié, s'exécutant selon un planning défini.

  2. 2

    Traitement

    Les données transitent par 8 nœuds, connecting gmail, googlesheets, if.

  3. 3

    Sortie

    Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (8)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Comment importer ce workflow

  1. 1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
  2. 2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
  3. 3Sélectionnez le fichier automate-task-deadline-reminders-with-google-sheets-and-gmail-today3-day7-day téléchargé et cliquez sur Importer.
  4. 4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
  5. 5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day)", "nodes": [...], ...}

Intégrations

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSONVoir sur n8n.io
Nœuds8
Complexitémedium
Déclencheurscheduled
CatégorieProject Management

Créé par

Yuki Hirota

Yuki Hirota

@yukihirota

Tags

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches
⚡

Nouveau sur n8n ?

n8n est un outil d'automatisation de workflows gratuit et open-source. Hébergez-le vous-même ou utilisez la version cloud.

Obtenir n8n gratuitement →