Automate Calendly to HubSpot: Contact Updates & Meeting Logging — Workflow n8n

Moyen complexité⚡ Déclencheur6 nœuds🤝 Salespar Avkash Kakdiya

Aperçu

How it works

This workflow automatically syncs Calendly meeting bookings into HubSpot CRM by checking if the invitee already exists as a contact. It extracts attendee details, creates or updates contacts in HubSpot, and logs the meeting engagement with all relevant information. This ensures that every booked meeting is properly tracked, linked to the right contact, and enriched with context from Calendly.

Step-by-step

  1. Trigger & Input

Calendly Trigger (Invitee Created) – Fires whenever a ne

Nœuds utilisés

HubSpot

Aperçu du workflow

📅 Calendly Trigger → 🔍 Search Contact (HubS
*Captures event data whenever a new invitee books a Cal
Extracts key details: attendee's name, email, meeting s
⚖️ Contact Exists?
*Decision step to check if HubSpot returned a matching
📝 Log Meeting (Existing Contact)
*If a contact is found, a HubSpot meeting engagement is
Includes:
Meeting title (Calendly Meetings), Start and end time,
➕ Create Contact (HubSpot) → 📝 Log Meeting (
*If no contact exists, a new one is created with name a
⚡
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📅 Calendly Trigger
🔍 Search Contact (HubSp…
⚖
⚖️ Contact Exists?
📝 Log Meeting (Existing…
➕ Create Contact (HubSpot)
📝 Log Meeting (New Cont…
6 nodes5 edges

Comment ça fonctionne

  1. 1

    Déclencheur

    Le workflow démarre avec un déclencheur déclencheur.

  2. 2

    Traitement

    Les données transitent par 6 nœuds, connecting calendlytrigger, hubspot, if.

  3. 3

    Sortie

    Le workflow termine son automatisation et livre le résultat à la destination configurée.

Détails des nœuds (6)

HU

HubSpot

hubspot

#1

Comment importer ce workflow

  1. 1Cliquez sur le bouton Télécharger JSON à droite pour enregistrer le fichier du workflow.
  2. 2Ouvrez votre instance n8n. Accédez à Workflows → Nouveau → Importer depuis un fichier.
  3. 3Sélectionnez le fichier automate-calendly-to-hubspot-contact-updates-meeting-logging téléchargé et cliquez sur Importer.
  4. 4Configurez les identifiants pour chaque nœud de service (clés API, OAuth, etc.).
  5. 5Cliquez sur Tester le workflow pour vérifier que tout fonctionne, puis activez-le.

Ou collez directement dans n8n → Importer depuis JSON :

{ "name": "Automate Calendly to HubSpot: Contact Updates & Meeting Logging", "nodes": [...], ...}

Intégrations

calendlytriggerhubspotif

Obtenir ce workflow

Téléchargez et importez en un clic

Télécharger JSONVoir sur n8n.io
Nœuds6
Complexitémedium
Déclencheurtrigger
CatégorieSales

Créé par

Avkash Kakdiya

Avkash Kakdiya

@itechnotion

Tags

calendlytriggerhubspotif
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