Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail — Flujo de trabajo n8n

Baja complejidad⚡ Disparador5 nodos🏷️ Project Management👁 36 vistaspor Yassin Zehar

Descripción general

Description

This workflow sends a personalized email when a task in a Google Sheet is marked as Urgent, but only once per task.

It prevents duplicate notifications by updating the sheet after the email is sent. Ideal for collaborative task tracking where multiple people edit the same spreadsheet.

Context

When working with shared task lists in Google Sheets, it’s easy to miss critical updates — or worse, trigger multiple alerts for the same task.

This workflow ensures that each "Urgent" task

Nodos utilizados

Google SheetsGmail

Vista previa del flujo de trabajo

Required
• Google sheets credential
• Gmail credential
1) Trigger, Filter & Row Info
Trigger:
- Google Sheets Trigger (on change in "Priority" column
Filtering:
- IF node filters on:
- Priority = "Urgent"
2) Send Email
Email Node:
- Personalized message with:
- Task name
- Owner
- Deadline
3) Update Google Sheet
Update Row Node:
- Use: row_number = {{ $json.row_number }}
- Set "Notified" to "Yes" or timestamp
Best Practice:
- Update a value to track that the email was sent
⚡
T
Trigger when Urgent status
Get the row number
C
Condition to send the em…
Email alert
Update row avoiding spam
5 nodes4 edges

Cómo funciona

  1. 1

    Disparador

    El flujo de trabajo comienza con un disparador disparador.

  2. 2

    Procesamiento

    Los datos fluyen a través de 5 nodos, connecting gmail, googlesheets, googlesheetstrigger.

  3. 3

    Salida

    El flujo de trabajo completa su automatización y entrega el resultado al destino configurado.

Detalles de nodos (5)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Cómo importar este flujo de trabajo

  1. 1Haz clic en el botón Descargar JSON a la derecha para guardar el archivo del flujo de trabajo.
  2. 2Abre tu instancia de n8n. Ve a Flujos de trabajo → Nuevo → Importar desde archivo.
  3. 3Selecciona el archivo send-one-time-email-alerts-for-urgent-tasks-with-google-sheets-and-gmail descargado y haz clic en Importar.
  4. 4Configura las credenciales para cada nodo de servicio (claves API, OAuth, etc.).
  5. 5Haz clic en Probar flujo de trabajo para verificar que todo funcione, luego actívalo.

O pega directamente en n8n → Importar desde JSON:

{ "name": "Send One-Time Email Alerts for Urgent Tasks with Google Sheets and Gmail", "nodes": [...], ...}

Integraciones

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif

Obtener este flujo de trabajo

Descarga e importa con un solo clic

Descargar JSONVer en n8n.io
Nodos5
Complejidadlow
Disparadortrigger
Vistas36
CategoríaProject Management

Creado por

Yassin Zehar

Yassin Zehar

@yassinzehar

Etiquetas

gmailgooglesheetsgooglesheetstriggerif
⚡

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