Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day) — Flujo de trabajo n8n

Media complejidad⏰ Programado8 nodos🏷️ Project Managementpor Yuki Hirota

Descripción general

Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Day / 7-Day) Task deadline management manually is inefficient and leads to missed deadlines—especially when teams rely on spreadsheets and individual reminders.
This workflow automates the entire follow-up process by reading a centralized task sheet in Google Sheets every morning, checking the deadline for each task, and sending automatic email notifications to the responsible person based on urgency.
Tasks due today, within three days, or within on

Nodos utilizados

Google SheetsGmail

Vista previa del flujo de trabajo

Schedule Trigger
Runs the workflow every morning at the specified time s
Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Da
Task deadline management manually is inefficient and le
Fetch Tasks from Google Sheets
Loads all task records from the Google Sheets task tabl
Loop Over Task Items
Iterates through each task row one by one so the workfl
Check Due Today (IF)
Checks whether the task deadline matches today’s date t
Send Today Reminder (Gmail)
Sends an email to the responsible person informing them
Check Within 3 Days (IF)
Determines whether the task deadline falls within the n
Send 3-Day Reminder (Gmail)
Sends an email to notify the responsible person that th
Check Within 7 Days (IF)
Checks if the task deadline is within seven days from t
Send 7-Day Reminder (Gmail)
Sends a weekly deadline reminder email to the assigned
Get row(s) in sheet
L
Loop Over Items
3
3日以内
⚡
S
Schedule Trigger
C
Check Due Today (IF)
Send 3-Day Reminder (Gma…
C
Check Within 7 Days (IF)
Send 7-Day Reminder
8 nodes11 edges

Cómo funciona

  1. 1

    Disparador

    El flujo de trabajo comienza con un disparador programado, ejecutándose según un horario definido.

  2. 2

    Procesamiento

    Los datos fluyen a través de 8 nodos, connecting gmail, googlesheets, if.

  3. 3

    Salida

    El flujo de trabajo completa su automatización y entrega el resultado al destino configurado.

Detalles de nodos (8)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

Cómo importar este flujo de trabajo

  1. 1Haz clic en el botón Descargar JSON a la derecha para guardar el archivo del flujo de trabajo.
  2. 2Abre tu instancia de n8n. Ve a Flujos de trabajo → Nuevo → Importar desde archivo.
  3. 3Selecciona el archivo automate-task-deadline-reminders-with-google-sheets-and-gmail-today3-day7-day descargado y haz clic en Importar.
  4. 4Configura las credenciales para cada nodo de servicio (claves API, OAuth, etc.).
  5. 5Haz clic en Probar flujo de trabajo para verificar que todo funcione, luego actívalo.

O pega directamente en n8n → Importar desde JSON:

{ "name": "Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day)", "nodes": [...], ...}

Integraciones

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches

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Nodos8
Complejidadmedium
Disparadorscheduled
CategoríaProject Management

Creado por

Yuki Hirota

Yuki Hirota

@yukihirota

Etiquetas

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches
⚡

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