Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI — n8n Workflow

Mittel Komplexität⚡ Auslöser7 Knoten🤝 Salesvon Avkash Kakdiya

Übersicht

How it works This workflow listens for incoming meeting summary emails in Gmail and processes them automatically. The email content is cleaned and sent to an AI model that extracts CRM-ready sales data in a structured format. The parsed data is then used to create or update contacts, deals, and meeting engagements in HubSpot. This removes manual note-taking and ensures CRM data stays accurate and consistent after every call.

Step-by-step Trigger on meeting summary email** Gmail Trigger – Watc

Verwendete Knoten

HubSpotOpenAI

Workflow-Vorschau

Meeting Debrief → HubSpot CRM Automation
This workflow automatically converts meeting summary em
Step:1 Gmail Trigger — Meeting Summary Intake
Triggers the workflow when a new meeting summary email
Step:2 Prepare & Normalize Summary
Extracts and prepares the meeting summary text from the
Step:3 AI Extraction — Structured Sales Data
Uses OpenAI to extract structured sales insights from t
Step:4 Parse AI JSON Output
Cleans and parses the AI response into valid JSON field
Step:5 HubSpot CRM Updates
Creates or updates HubSpot contact, deal, and meeting e
⚡
G
Gmail Trigger
P
Prepare Meeting Summary
P
Parse AI JSON Output
Create Meeting Engagement
AI Extraction
Update Deal
Create or Update Contact
7 nodes6 edges

So funktioniert es

  1. 1

    Auslöser

    Der Workflow startet mit einem auslöser-Auslöser.

  2. 2

    Verarbeitung

    Die Daten fließen durch 7 Knoten, connecting function, gmailtrigger, hubspot.

  3. 3

    Ausgabe

    Der Workflow schließt seine Automatisierung ab und liefert das Ergebnis an das konfigurierte Ziel.

Knotendetails (7)

HU

HubSpot

hubspot

#1
OP

OpenAI

n8n-nodes-langchain.openAi

#2

So importieren Sie diesen Workflow

  1. 1Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche JSON herunterladen, um die Workflow-Datei zu speichern.
  2. 2Öffnen Sie Ihre n8n-Instanz. Gehen Sie zu Workflows → Neu → Aus Datei importieren.
  3. 3Wählen Sie die heruntergeladene Datei turn-gmail-meeting-summaries-into-hubspot-crm-records-with-openai und klicken Sie auf Importieren.
  4. 4Richten Sie Anmeldedaten für jeden Dienstknoten ein (API-Schlüssel, OAuth usw.).
  5. 5Klicken Sie auf Workflow testen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, und aktivieren Sie es dann.

Oder direkt in n8n → Aus JSON importieren einfügen:

{ "name": "Turn Gmail meeting summaries into HubSpot CRM records with OpenAI", "nodes": [...], ...}

Integrationen

functiongmailtriggerhubspotopenaiset

Diesen Workflow holen

Herunterladen und mit einem Klick importieren

JSON herunterladenAuf n8n.io ansehen
Knoten7
Komplexitätmedium
Auslösertrigger
KategorieSales

Erstellt von

Avkash Kakdiya

Avkash Kakdiya

@itechnotion

Tags

functiongmailtriggerhubspotopenaiset
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