Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr — n8n Workflow

Hoch Komplexität⚡ Auslöser25 Knoten🏷️ Project Management👁 7,647 Aufrufevon Mario

Übersicht

Purpose

This workflow automatically creates Tasks from forwarded Emails, similar to Asana, but better. Emails are processed by AI and converted to rather actionable task.

In addition this workflow is build in a way, that multiple users can share this single process by setting up their individual configuration through a user friendly portal (internal tool) instead of the need to manage their own workflows.

Demo

How it works

One Gmail account is used to process inbound mails from different us

Verwendete Knoten

AirtableHTTP RequestGmailCodeAI AgentOpenAI Chat ModelStructured Output ParserCalculator

Workflow-Vorschau

Setup

- Disable the Gmail Trigger and enable the manual trigg

- Execute the workflow once

- Copy the Gmail Label IDs from the output of the "Requ

- Dis

Set Globals

Use the setup instructions below to retrieve the values

Select Base

Select the database and the table where the "Routes" ar

The Gmail inbox is checked every minute for n

Extract the Airtable Row ID from the Email ad

Filter by labels to prohibit double-processin

Dynamically build request body for Notion, si

The custom built request including the user s

The Email is processed in multiple ways:

- An actionable task is being generated based on the co

Skip disabled routes (determined by a checkbo

Send custom Email notifications back to sende

Add labels which prevent from double-processi

Disable a checkbox attribute in Airtable whic

OpenAI Chat Model

Calculator

Structured Output Parser

Add Label "Processed"

Active Routes Only

Extract Route ID

Deactivate Route

Add Label "Error"

Send notification about …

Get Route by ID

Create Notion Page

⚡

Gmail Trigger

Filter for unprocessed m…

⚡

When clicking ‘Test work…

Required labels

Globals

No Operation, do nothing

Format Notion Page Blocks

Get all labels

Structured Output Parser1

Calculator1

OpenAI Chat Model1

Generate Actionable Task

Get Summary & Meta Data

25 nodes24 edges

So funktioniert es

1
Auslöser
Der Workflow startet mit einem auslöser-Auslöser.
2
Verarbeitung
Die Daten fließen durch 25 Knoten, connecting agent, airtable, code.
3
Ausgabe
Der Workflow schließt seine Automatisierung ab und liefert das Ergebnis an das konfigurierte Ziel.

Knotendetails (25)

Airtable

airtable

HTTP Request

httpRequest

Gmail

gmail

Code

code

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

Calculator

n8n-nodes-langchain.toolCalculator

So importieren Sie diesen Workflow

1Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche JSON herunterladen, um die Workflow-Datei zu speichern.
2Öffnen Sie Ihre n8n-Instanz. Gehen Sie zu Workflows → Neu → Aus Datei importieren.
3Wählen Sie die heruntergeladene Datei turn-emails-into-ai-enhanced-tasks-in-notion-multi-user-support-with-gmail-airtable-and-softr und klicken Sie auf Importieren.
4Richten Sie Anmeldedaten für jeden Dienstknoten ein (API-Schlüssel, OAuth usw.).
5Klicken Sie auf Workflow testen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, und aktivieren Sie es dann.

Oder direkt in n8n → Aus JSON importieren einfügen:

{ "name": "Turn Emails into AI-Enhanced Tasks in Notion (Multi-User Support) with Gmail, Airtable and Softr", "nodes": [...], ...}

Integrationen

agentairtablecodefiltergmailgmailtriggerhttprequestlmchatopenaimanualtriggeroutputparserstructuredsettoolcalculator

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Knoten25

Komplexitäthigh

Auslösertrigger

KategorieProject Management

Erstellt von

Mario

@octionic

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