Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail — n8n Workflow

Hoch Komplexität⏰ Geplant16 Knoten🏷️ Project Managementvon Rahul Joshi

Übersicht

📊 Description Ensure suppliers never miss a follow-up by automating overdue purchase order tracking and scheduling. 📦⏰ This workflow checks Airtable every weekday morning for open POs older than seven days without scheduled follow-ups, generates Google Calendar events, updates Airtable with the follow-up link, and sends notifications to your team via Slack and Gmail. It centralizes supplier management and eliminates manual reminders, helping operations teams stay on top of aging purchase orders

Verwendete Knoten

AirtableSlackGoogle CalendarGmailAI AgentOpenAI Chat ModelSimple MemoryStructured Output Parser

Workflow-Vorschau

🔄 Automated Supplier Follow-up System
How it works
This workflow monitors overdue purchase orders in Airta
⏰ Trigger & Data Fetch
Runs every weekday at 10 AM to pull overdue purchase or
🤖 AI Processing & Validation
Filters POs with valid supplier emails, then uses GPT-4
📅 Calendar & Notifications
Creates Google Calendar events with AI-generated agenda
🔐 Credentials & Security
Use OAuth2 for Google Calendar, Slack, and Gmail. Airta
🚨 Error Monitoring
Catches errors from key nodes (AI, Notion, Sheets) and
Helps ensure the automation runs reliably.
memorymodelparser
⚡
S
Schedule Trigger
Fetch Overdue POs from A…
P
Process Each PO Individu…
Save Calendar Link to Ai…
Send Slack Notification
Create Calendar Event
Send Email Confirmation
Initial Slack Alert
I
If
Parse AI Output (Structu…
AI Model: GPT-4 Screenin…
AI Memory: Candidate Con…
AI Agent: Agent Writer
Send a message
⚡
E
Error Trigger
Slack - Error Alert
16 nodes15 edges

So funktioniert es

  1. 1

    Auslöser

    Der Workflow startet mit einem geplant-Auslöser, der nach einem definierten Zeitplan läuft.

  2. 2

    Verarbeitung

    Die Daten fließen durch 16 Knoten, connecting agent, airtable, errortrigger.

  3. 3

    Ausgabe

    Der Workflow schließt seine Automatisierung ab und liefert das Ergebnis an das konfigurierte Ziel.

Knotendetails (16)

AI

Airtable

airtable

#1
SL

Slack

slack

#2
GO

Google Calendar

googleCalendar

#3
GM

Gmail

gmail

#4
AI

AI Agent

n8n-nodes-langchain.agent

#5
OP

OpenAI Chat Model

n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

#6
SI

Simple Memory

n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow

#7
ST

Structured Output Parser

n8n-nodes-langchain.outputParserStructured

#8

So importieren Sie diesen Workflow

  1. 1Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche JSON herunterladen, um die Workflow-Datei zu speichern.
  2. 2Öffnen Sie Ihre n8n-Instanz. Gehen Sie zu Workflows → Neu → Aus Datei importieren.
  3. 3Wählen Sie die heruntergeladene Datei schedule-supplier-follow-ups-from-airtable-pos-to-google-calendar-with-ai-slack-gmail und klicken Sie auf Importieren.
  4. 4Richten Sie Anmeldedaten für jeden Dienstknoten ein (API-Schlüssel, OAuth usw.).
  5. 5Klicken Sie auf Workflow testen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, und aktivieren Sie es dann.

Oder direkt in n8n → Aus JSON importieren einfügen:

{ "name": "Schedule Supplier Follow-ups from Airtable POs to Google Calendar with AI, Slack & Gmail", "nodes": [...], ...}

Integrationen

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletriggerslacksplitinbatches

Diesen Workflow holen

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Knoten16
Komplexitäthigh
Auslöserscheduled
KategorieProject Management

Erstellt von

Rahul Joshi

Rahul Joshi

@rahul08

Tags

agentairtableerrortriggergmailgooglecalendariflmchatopenaimemorybufferwindowoutputparserstructuredscheduletrigger
⚡

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