Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day) — n8n Workflow

Mittel Komplexität⏰ Geplant8 Knoten🏷️ Project Managementvon Yuki Hirota

Übersicht

Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Day / 7-Day) Task deadline management manually is inefficient and leads to missed deadlines—especially when teams rely on spreadsheets and individual reminders.
This workflow automates the entire follow-up process by reading a centralized task sheet in Google Sheets every morning, checking the deadline for each task, and sending automatic email notifications to the responsible person based on urgency.
Tasks due today, within three days, or within on

Verwendete Knoten

Google SheetsGmail

Workflow-Vorschau

Schedule Trigger
Runs the workflow every morning at the specified time s
Task Deadline Reminder Workflow (Today / 3-Da
Task deadline management manually is inefficient and le
Fetch Tasks from Google Sheets
Loads all task records from the Google Sheets task tabl
Loop Over Task Items
Iterates through each task row one by one so the workfl
Check Due Today (IF)
Checks whether the task deadline matches today’s date t
Send Today Reminder (Gmail)
Sends an email to the responsible person informing them
Check Within 3 Days (IF)
Determines whether the task deadline falls within the n
Send 3-Day Reminder (Gmail)
Sends an email to notify the responsible person that th
Check Within 7 Days (IF)
Checks if the task deadline is within seven days from t
Send 7-Day Reminder (Gmail)
Sends a weekly deadline reminder email to the assigned
Get row(s) in sheet
L
Loop Over Items
3
3日以内
⚡
S
Schedule Trigger
C
Check Due Today (IF)
Send 3-Day Reminder (Gma…
C
Check Within 7 Days (IF)
Send 7-Day Reminder
8 nodes11 edges

So funktioniert es

  1. 1

    Auslöser

    Der Workflow startet mit einem geplant-Auslöser, der nach einem definierten Zeitplan läuft.

  2. 2

    Verarbeitung

    Die Daten fließen durch 8 Knoten, connecting gmail, googlesheets, if.

  3. 3

    Ausgabe

    Der Workflow schließt seine Automatisierung ab und liefert das Ergebnis an das konfigurierte Ziel.

Knotendetails (8)

GO

Google Sheets

googleSheets

#1
GM

Gmail

gmail

#2

So importieren Sie diesen Workflow

  1. 1Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche JSON herunterladen, um die Workflow-Datei zu speichern.
  2. 2Öffnen Sie Ihre n8n-Instanz. Gehen Sie zu Workflows → Neu → Aus Datei importieren.
  3. 3Wählen Sie die heruntergeladene Datei automate-task-deadline-reminders-with-google-sheets-and-gmail-today3-day7-day und klicken Sie auf Importieren.
  4. 4Richten Sie Anmeldedaten für jeden Dienstknoten ein (API-Schlüssel, OAuth usw.).
  5. 5Klicken Sie auf Workflow testen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, und aktivieren Sie es dann.

Oder direkt in n8n → Aus JSON importieren einfügen:

{ "name": "Automate Task Deadline Reminders with Google Sheets and Gmail (Today/3-Day/7-Day)", "nodes": [...], ...}

Integrationen

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches

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Knoten8
Komplexitätmedium
Auslöserscheduled
KategorieProject Management

Erstellt von

Yuki Hirota

Yuki Hirota

@yukihirota

Tags

gmailgooglesheetsifscheduletriggersplitinbatches
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